Quy ước về tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Hải Phòng

Quy ước về tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Hải Phòng khi ban hành sẽ giúp cho Ban liên lạc có cơ sở xây dựng và tổ chức triển khai các hoạt động của Dòng Họ, phù hợp với thuần phong, mỹ tục, đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng của mọi người mang họ Đồng, đang sinh sống hay có nguồn gốc từ thành phố Hải Phòng, hướng về cội nguồn, kết nối dòng họ, tri ân tổ tiên, giữ gìn và phát huy truyền thống tốt đẹp của họ Đồng.

LỜI NÓI ĐẦU

Bản Quy ước này quy định những vấn đề liên quan đến việc tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Hải Phòng. Các chi Họ Đồng tại các địa phương tự xây dựng, ban hành Quy ước hay Quy chế hoạt động riêng nhưng phải phù hợp và không trái với những quy định trong bản Quy ước này.

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Họ Đồng Hải Phòng là tổ chức Dòng Họ, xây dựng trên cơ sở tự nguyện từ các chi Họ và mọi người mang họ Đồng. Mục đích tổ chức và hoạt động của Họ Đồng Hải Phòng là tập hợp, đoàn kết thống nhất người Họ Đồng, cùng chung ý chí hướng về cội nguồn, một lòng thành kính tri ân các bậc tiền bối, giúp đỡ lẫn nhau trong mưu sinh cũng như khi gặp khó khăn, hoạn nạn, khuyến học, khuyến tài, vinh danh người trong Họ có công với dân với nước, giáo dục các thế hệ để cùng nhau học tập, giữ gìn và phát huy truyền thống tốt đẹp của Họ Đồng Việt Nam và Họ Đồng Hải Phòng.

Điều 2: Họ Đồng Hải Phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban chấp hành Họ Đồng Việt Nam. Họ Đồng Hải Phòng có Ban Cố vấn và Ban Liên lạc lâm thời. Ban Liên lạc của Dòng Họ (Ban LL) là tập thể gồm: Trưởng ban, các Phó trưởng ban, Thư ký cùng một số thành viên khác (sau đây gọi chung là Thường trực Ban LL) và các Ủy viên, các thành viên trong Ban LL là người mang họ Đồng, tiêu biểu và có uy tín lớn ở từng các chi Họ, nhiệt tình, tâm huyết, có khả năng và trình độ quy tụ, đoàn kết để xây dựng Họ Đồng Hải Phòng không ngừng ổn định và phát triển.

Điều 3: Chức năng, nhiệm vụ của Ban LL Họ Đồng Hải Phòng

1. Ban LL Họ Đồng Hải Phòng là đầu mối đại diện cho cộng đồng người Việt Nam mang họ Đồng có nguồn gốc từ thành phố Hải Phòng, sinh sống và làm việc tại các địa phương quận, huyện thuộc thành phố Hải Phòng.

2. Ban LL Họ Đồng Hải Phòng phối hợp với Ban chấp hành Họ Đồng Việt Nam và các Chi họ trực thuộc Họ Đồng Hải Phòng thực hiện công tác hướng dẫn, tổ chức hoạt động, phục vụ các công việc của Họ, nhằm:

- Gìn giữ và phát huy truyền thống tốt đẹp của tổ tiên, động viên các thành viên trong Dòng Họ tích cực làm tròn nghĩa vụ với địa phương, đất nước và dân tộc Việt Nam.

- Khuyến học, khuyến tài, khích lệ mọi người đem hết tài năng, trí tuệ và sức lực phục vụ sự nghiệp xây dựng Dòng Họ, xây dựng đất nước thịnh vượng, văn minh.

- Bảo tồn các di sản của Họ Đồng Hải Phòng và Họ Đồng Việt Nam.

- Tích cực tra cứu, đối chiếu, sưu tầm, bổ sung và hoàn thiện tộc phả tại các chi Họ.

3. Xây dựng, củng cố Hội đồng gia tộc, Trưởng tộc các chi Họ ở cấp thôn, xã, huyện - quận thuộc thành phố Hải Phòng, tại các địa phương ở trong nước hay ở nước ngoài có cùng huyết thống nhằm: Thống nhất tổ chức hoạt động, để mọi thành viên của Dòng Họ thêm gắn kết, hoạt động có hiệu quả.

CHƯƠNG II TỔ CHỨC VÀ PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG

Điều 4: Tổ chức Ban LL Họ Đồng Hải Phòng

1. Số lượng thành viên Ban LL trong khoảng từ 15 đến 18 người, ngoài các thành viên Thường trực Ban LL là các Uỷ viên đại diện cho các chi Họ theo khu vực Quận - Huyện; Trưởng tộc hoặc Chủ tịch HĐGT các chi Họ có đông nhân khẩu, các Cá nhân, Doanh nhân có nhiều tâm huyết, thành đạt từ cơ sở.

2. Trưởng ban, các Phó ban và Thư ký Ban LL Họ Đồng Hải Phòng do các vị trong Ban Cố vấn giới thiệu và được tập thể Ban LL nhất trí bầu hoặc mời tham gia.

3. Mọi quyết định việc Họ đều được bàn bạc dân chủ và thống nhất trên nguyên tắc thiểu số phải theo đa số.

Điều 5: Thường trực Ban LL Thường trực Ban LL có từ 7 đến 10 người. Là bộ phận đề xuất, chỉ đạo và giải quyết công việc hàng ngày việc Họ, thực hiện mọi nhiệm vụ, kế hoạch do Ban LL đề ra. Chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung các Văn kiện, Chương trình kế hoạch công tác hàng năm, Chương trình kế hoạch công tác nhiệm kỳ, các loại văn bản có tính chất Quy định, Hướng dẫn, Giới thiệu….để các Hội nghị Ban LL hoặc Đại hội Đại biểu Họ Đồng Hải Phòng xem xét, quyết định thông qua. Ban LL 01 năm họp 02 lần (mời Ban Cố vấn).

Thường trực Ban LL 03 tháng họp 01 lần. Trưởng ban, Phó ban Thường trực và Thư ký 01 tháng họp hoặc hội ý 01 lần.

Điều 6: Ban Cố vấn Ban Cố vấn do Ban LL suy tôn và lựa chọn từ các cụ cao niên, có nhiều tâm huyết, đã từng giữ các chức danh, chức vụ, được xã hội và cộng đồng Dòng Họ công nhận, tôn vinh. Ban LL trân trọng mời ông Đồng Xuân Lợi chi Họ Đồng xã Hoa Động, huyện Thủy Nguyên làm Trưởng Ban cố vấn. Ban Cố vấn có nhiệm vụ giúp Ban LL trong công tác Tổ chức, Nhân sự, Văn hóa và định hướng hoạt động của Dòng Họ.

Điều 7: Các Ban chuyên trách Thường trực Ban LL sẽ xem xét quyết định thành lập và phân công nhiệm vụ cho một số Tiểu ban công tác chuyên trách, giúp Ban LL của Dòng Họ thực hiện công việc có tính chuyên sâu, độc lập, đáp ướng mọi yêu cầu hoạt động chung của Dòng Họ.

Các Tiểu ban công tác có thể bao gồm:

1. Tiểu ban công tác Tổ chức, Thi đua, Khen thưởng.

2. Tiểu ban công tác Thông tin, Tuyên truyền.

3. Tiểu ban công tác Tư liệu, Phả tộc.

4. Tiểu ban công tác Tài chính, CLB Doanh nhân.

5. Tiểu ban công tác Xây dựng - Kết nối Dòng Họ.

6. Tiểu ban công tác Văn hóa, Tâm linh, Tư vấn pháp luật.

7. Tiểu ban công tác Khuyến học, Khuyến tài, Thanh niên.

Các Tiểu ban công tác trên hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thường trực Ban LL và có thể được điều chỉnh phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn.

Điều 8: Đại hội Đại biểu Họ Đồng Hải phòng

1. Nhiệm kỳ Đại hội Đại biểu: 05 năm 01 lần. Thời gian tổ chức Đại hội nhiệm kỳ sẽ trùng với năm Đại hội Đại biểu Họ Đồng Việt Nam.

2. Thành phần dự Đại hội bao gồm:

- Toàn thể Ban Cố vấn, Ban LL Họ Hải Phòng.

- Đại biểu từ các chi Họ thuộc Họ Đồng Hải Phòng. Số lượng sẽ được phân bổ trên cơ sở thực tế và tỷ lệ số nhân khẩu của từng Chi họ theo huyết thống.

- Khách mời.

3. Nhiệm vụ của Đại hội Đại biểu

- Kiểm điểm và đánh giá tình hình hoạt động của Dòng Họ trong nhiệm kỳ và định hướng hoạt động cho 05 năm tiếp theo.

- Thông tin về tình hình hoạt động và những mặt nổi bật của Họ Đồng cả nước. - Bầu Ban Chấp hành nhiệm kỳ mới của Dòng Họ.

- Tuyên dương, Khen thưởng, Chúc thọ.

- Giao lưu, Kết nối đoàn kết trong Dòng Họ.

- Liên hoan đoàn viên.

CHƯƠNG III THU - CHI TÀI CHÍNH QUỸ HỌ

Điều 9: Nguồn thu

- Hội phí hàng năm do các Chi họ địa phương và các Thành viên trong Ban LL đóng góp.

- Sự ủng hộ, tài trợ của các tập thể, cá nhân Doanh nghiệp, Doanh nhân và các nhà hảo tâm trong Dòng Họ.

- Phát hành các ấn phẩm.

- Nguồn khác.

Nguồn thu do Bộ phận phụ trách Tài chính quản lý thông qua hệ thống sổ sách, và chịu sự kiểm soát của Trưởng ban LL.

Điều 10: Danh mục chi

- Chi cho các cuộc hội nghị, cuộc họp của Ban LL nêu tại Điều 5.

- Chi cho các cuộc hành hương, Lễ giỗ Tổ, Lễ dâng hương, Lễ khánh thành Từ đường các chi Họ Đồng trực thuộc khi được mời dự.

- Chi thăm hỏi, phúng viếng vợ hoặc chồng và bản thân các Thành viên Ban LL Họ Đồng Hải Phòng.

- Chi văn phòng phẩm, in ấn tài liệu và phí bưu điện.

- Chi khác. Mọi khoản chi phí phải tiết kiệm, hạn chế sử dụng từ quỹ họ.

Điều 11: Nguyên tắc thu - chi Tài chính - Ban công tác Tài chính chịu trách nhiệm tập hợp, lập chướng từ chi. Trưởng ban LL kiểm tra, xem xét duyệt chi.

- Chứng từ chi phải hợp lý, hợp lệ.

- Chỉ xuất tiền thanh toán chi khi có đầy đủ chứng từ theo đúng quy định.

- Công việc thu - chi phải công khai, minh bạch.

Hàng năm phải lập quyết toán thu - chi và báo cáo Ban LL vào kỳ họp thứ Nhất năm sau của năm báo cáo tài chính.

CHƯƠNG IV KHEN THƯỞNG VÀ HIỆU LỰC THI HÀNH

Điều 12: Các Chi họ, Cá nhân có thành tích xuất sắc trong hoạt động của Dòng Họ Đồng Hải Phòng sẽ được Thường trực Ban LL xem xét tuyên dương, khen thưởng. Hình thức khen tặng có thể là Bằng khen hay Vinh danh trong các Cuộc họp, Hội nghị hoặc Đại hội Đại biểu của Họ Đồng Hải Phòng.

Điều 13: Hiệu lực của bản Quy ước Bản Quy ước này bao gồm 4 Chương, 14 Điều. Có hiệu lực thi hành sau 30 ngày kể từ ngày Hội nghị Ban LL Họ Đồng Hải Phòng họp thông qua (ngày 17 tháng 6 năm 2017) tại Nhà hàng Gió Biển, Khu 2, quận Đồ Sơn, thành phố Hải Phòng.

Điều 14: Sửa đổi, bổ sung Quy ước Trong quá trình thực hiện bản Quy ước này, nếu thấy có điều gì cần sửa đổi, bổ sung thì Thường trực Ban LL có trách nhiệm thu thập thông tin, nghiên cứu, đề xuất sửa đổi, bổ sung và thông qua trong kỳ họp Hội nghị Ban LL gần nhất.

Chỉ có Đại hội đại biểu Họ Đồng Hải Phòng hoặc Hội nghị Ban LL Họ Đồng Hải Phòng mới có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung các quy định tại bản Quy ước này./.